Vier virtuelle Event-Typen und einige Erfahrungen als Organisator und Speaker

Nach Hunderten von BigBlueButton-, Zoom-, Teams-, Skype-, JitsiMeet- und weiteren Online-Tool-Sessions sind wir Homeoffice-Arbeitenden wohl alle mehr oder weniger Virtual Meeting erprobt. Zu zweit oder in kleineren Teams ist es unterdessen auch eine Normalität geworden Online-Meetings durchzuführen. Welches aber sind die unterschiedlichen Formen von virtuellen Events mit Dutzenden oder Hunderten von Teilnehmenden und Speakers? Und was sind die Vor- und Nachteile der jeweiligen Formate aus Perspektive der Organisierenden, Speakers und Teilnehmenden?

In diesem Blog-Post gebe ich einige meiner Erfahrungen aus dem 2020 ‘Low Cost’ Virtual Event Management von der Forschungsstelle Digitale Nachhaltigkeit, von Parldigi sowie den Vereinen Digital Impact Network und CH Open weiter. Auch habe ich als Redner (bspw. Keynote an KID-Tagung 2020 des SEM) und Zuhörer an zahlreichen Online-Veranstaltungen teilgenommen, was meine Erfahrungen mit weiteren Perspektiven ergänzt. Dabei habe ich bislang vier verschiedene virtuelle Event-Typen identifiziert:

1. Variante “komplett virtuell”
2. Variante “Fernseh-Studio”
3. Variante “Sessions lokal, Teilnahme virtuell” und
4. Variante “vollständig hybrid”

Ich bin gespannt auf Feedback, wie andere dies in den letzten Monaten erlebt haben und aktuell immernoch tun!

1. Der vollständig virtuelle Event aus dem Homeoffice

Beim vollständig virtuellen Event sind sowohl Moderation wie auch Speakers im Homeoffice und senden mit ihren eigenen Laptops und Webcams. Beim Verein Digital Impact Network haben wir schon am 1. April 2020 das erste komplett virtuelle Online-Meetup #DINversusCorona durchgeführt. Ein paar Tage später haben Lionel und ich dann von zu Hause aus einen virtuellen Scratch-Kurs mit rund 30 Kids durchgeführt.

Den ersten grösseren, vollständig virtuellen Event aus dem Homeoffice habe ich im Rahmen des Open Education Halfday 2020 am Samstag, 25. April 2020 mitorganisiert. Von CH Open und der PH Bern haben wir kurzfristig dank einer BigBlueButton-Instanz von den teckids für den Anlass mit rund 150 Teilnehmenden und etwa 30 Speakers nutzen dürfen. Das hat technisch gesehen sehr gut geklappt, insbesondere wenn man bedenkt, dass wir innerhalb von drei, vier Wochen das fixfertige Vorort-Programm komplett auf einen virtuellen Event umgestellt haben und im April 2020 die meisten noch wenig Speaker-Erfahrung mit Video Conferencing Tools hatten.

Auch die Video Conferencing Software BigBlugButton hat sich enorm gut bewährt – sowohl didaktisch wie auch technisch. Inspiriert von dieser positiven Erfahrung haben wir anschliessend den von green gesponsorte BigBlueButton-Server der CH Open initiiert. Auf dieser Instanz sind unterdessen über 1800 Personen registriert, die im 2020 insgesamt über 13’500 Meetings durchgeführt haben.

2. Der virtuelle Event aus dem ‘Fernseh-Studio’

Ein virtueller Event mit ‘Fernseh-Studio’ Atmosphäre findet statt, wenn die Moderation an der Event-Location vor Ort ist, aber die einzelnen Speakers von ihren Büros oder Homeoffices aus über eine Video Conferencing Plattform senden. Das hat den Vorteil, dass der Gesamt-Event einiges professioneller daherkommt, weil die Studio-Location aufwändig eingerichtet wird. Dafür ist ein professionelles Filming notwendig, was das ganze wieder etwas teuerer macht. Dennoch sehr gute Erfahrungen haben wir damit an der DINAcon 2020 gemacht, als wir in der Welle7 vor Ort unser Studio aufbauen konnten und mit Jonathan Hess und seinem Team von Moving Water eine professionelle, aber dennoch zahlbare Video- und Audio-Einrichtung vor Ort installieren konnten.

Mit Profis am Werk war es so auch möglich, tolle Clips und Sounds einzublenden, sodass der aufgezeichnete YouTube Live-Stream inkl. Vortrag von ESA Chief Digital Officer Bianca Hoersch und SwissCovid App Chef-Entwickler Mathias Wellig einen doch sehr guten Eindruck hinterlässt. Wiederum mit BigBlueButton haben wir dann die zahlreichen Workshop-Sessions durchgeführt, die wir auch aufzeichnen konnten.

3. Virtueller Event mit lokal durchgeführten Sessions

Beim lokal durchgeführten virtuellen Event werden alle Speakers für die Durchführung und das Filming der Sessions vor Ort eingeladen, aber die Teilnahme für die Besuchenden ist nur remote möglich. Dies hat der Vorteil, dass sich die Speakers nicht selber um das Streaming Equipment kümmern müssen, sondern im Plenumsraum und in den Workshop-Räumen ganz auf ihre Inhalte fokussieren können. Der Nachteil ist, dass so ein Event – ähnlich wie ein normaler vor-Ort-Event - aufwändig ist zu organisieren. Aber dafür ist der Anlass soweit Corona-sicher durchzuführen, da sich nicht mehr als 5 Personen in einem Raum aufhalten müssen. Und man kann es gegenüber den Speakers flexibel handhaben, ob sie von der Technik vor Ort profitieren wollen, dafür aber anreisen müssen, oder ob sie vom Homeoffice aus selber das Streaming verantworten. So haben wir denn auch diese Form gewählt, den Open Education Day 2021 am Samstag, 24. April 2021 an der PH Bern im vonRoll-Areal durchzuführen. Wir sind gespannt, wie viele Speakers dann tatsächlich an die Event Location kommen und wie viele von zu Hause aus senden werden.

4. Der komplett hybride Event

Beim vollständig hybriden Event können sowohl die Speakers als auch die Teilnehmenden entweder vor Ort oder von zu Hause aus am Anlass partizipieren. Das hat den Vorteil, dass die alle ihrem Gusto entsprechend über die Form der Teilnahme entscheiden können. Der Nachteil ist jedoch, dass die Organisation eines solchen Event-Formats wohl am Aufwändigsten ist. Einerseits müssen die Speakers sowohl die vor-Ort Anwesenden als auch die Remote-Teilnehmenden ansprechen. Das hat der Nachteil, dass man als Redner so keiner Ansprechsgruppe richtig gerecht werden kann. Ich habe das selber mehrfach als Dozent meiner Vorlesung “Digitale Nachhaltigkeit” erlebt, als im Herbst 2020 die Veranstaltungen vor Ort noch besucht werden durften, aber die Uni Bern doch die Teilnahme von zu Hause aus empfohlen hat. Andererseits ist man als Organisator eines hybriden Events gezwungen, sich enorm viel mit technischen Details von Video- und Audio-Input und -Output zu beschäftigen.

Diese Erfahrung machten wir an der IT-Beschaffungskonferenz 2020 am 26. August 2020 in Bern, als wir aufgrund der kantonalen Beschränkungen rund 100 Teilnehmende vor Ort und rund 80 Remote-Teilnehmende begrüssen durften. Bei rund 40 Speakers war der Aufwand enorm, insbesondere da die zahlenden Teilnehmenden sowohl vor Ort als auch remote verständlicherweise hohe Ansprüche an die Veranstaltung hatten. Im Plenum konnten wir uns die Moving Water Film-Crew leisten, in den 10 Session-Räumen hatten wir mit eigenen Laptops eine Live-Übertragung per BigBlueButton umgesetzt. Die Video Conferencing Plattform funktionierte einwandfrei, aber wir hatten umso mehr Aufwand mit der Video-und Audio-Hardware. Da ärgerten wir uns beispielsweise rum mit unterschiedlichen Audio-Klinkenstecker-Typen und verschiedenen Signalerkennungs-Mechanismen von den Übertragungs-Laptops was viel Zeit und Nerven kostete. Das Resultat war dennoch zufriedenstellend, sodass wir nun immerhin das ganze Conference-Package inkl. Aufzeichnungen und Folien-Downloads für CHF 100 verkaufen können.

Fazit

Ich denke mit diesem kurzen Blog-Beitrag ist ersichtlich geworden, dass es nicht einfach “den” virtuellen Event gibt, sondern dass es unterschiedliche Formen mit jeweils anderen Vor- und Nachteilen für Organisatoren, Speakers und Teilnehmenden gibt. Kennt ihr andere Varianten der Online-Event-Austragung? Was sind eure Erfahrungen damit? Und wo liegt für euch der beste Kompromiss zwischen Aufwand und Nutzen der Event-Formate?

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